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Atención del pedido
Una vez que un usuario ha cargado un pedido, el operador deberá ingresar a la vista completa del formulario haciendo click en el recuadro del pedido que se muestra en la bandeja de entrada del sitio de administrador.
Normalización de los datos
Lo primero que debe hacer el operador es normalizar los datos del pedido intentando que la información que se muestra en el formulario sea lo más precisa posible. Google siempre es una buena fuente de consulta para esta tarea, que ocurre generalmente porque los usuarios sólo poseen informaciones parciales de una bibliografía y es necesario, para un mejor trabajo sobre el pedido, reponer la mayor cantidad de información de una cita específica. Esto se hace ingresando a la ventana de edición del pedido.
Si el pedido fuera un artículo de revista, el operador deberá, a su vez, normalizar el título de la misma. Las revistas tienen un lugar muy importante en Celsius, porque se pueden cruzar informaciones muy fácilmente. El proceso de normalización de una revista sirve para indicarle al sistema que esa revista (que tiene una serie de datos determinados, entre los que destaca el ISSN) ya ha sido buscada y se han encontrado otros pedidos en los que se solicitaba tal año y tal número en determinadas bibliotecas de la pestaña de catálogos. Así, el operador podrá saber qué bibliotecas ya han satisfecho un volumen en particular de la revista, cuales cuentan con al menos otro volumen del mismo año o con algún volumen de un año cercano al que está buscando. Todas esas intuiciones van acercando al operador al artículo buscado, simplificándole el trabajo a priori. Para más información, ver la sección “Normalización de revistas” en el capítulo “Gestión de datos”.
Registro de búsquedas
Una vez normalizado el pedido, el operador debe proceder a buscarlo en los catálogos del sistema. A diferencia de las versiones anteriores, Celsius 3 no posee un botón “Pasar a Búsqueda” para cambiar de estado un pedido pendiente; el operador simplemente debe situarse sobre el pedido que desea buscar y hacer click en el botón “EXPLORAR CATÁLOGOS”. Una vez hecho esto tendrá acceso a todas las acciones de búsqueda de material.
Una vez hecho esto se desplegará un listado de catálogos de búsqueda bibliográfica.
Una vez allí el operador podrá registrar en cada catálogo si ha encontrado o no el material que estaba buscando por medio de un menú desplegable.
Para este fin, el sistema centralizado de Celsius tiene una lista precargada de los catálogos de todas las instituciones miembro activas en la iniciativa LibLink;, no obstante, lo cual también permite la adición de catálogos exclusivos para cada instancia (operación que veremos más adelante).
El ideal de funcionamiento Celsius es que a medida que se vaya acumulando trabajo sobre diferentes pedidos, el sistema utilice la información ya almacenada con el objetivode manera de simplificar los procesos de búsqueda en los pedidos subsiguientes. Por ejemplo, al buscar en los catálogos, Celsius ampliará el tamaño del nombre de aquellos catálogos en los cuales se ha encontrado una coincidencia en el título, ya sea de la revista como del libro buscado; en la imagen previa puede observarse que el catálogo de la Universidad Carlos III de Madrid se muestra de tamaño mayor comparado al resto de los catálogos del listado.
Por lo tanto, la correcta atención de un pedido depende del registro metódico, ya sea quesi se encuentrea o no el título buscado en los catálogos de las bibliotecas cooperantes. De esta manera, el sistema ya dejará asentados estos datos para que la próxima vez que se busque un artículo de la misma revista, el operador sepasabrá en qué catálogos fue encontrada previamente. Para un buen funcionamiento de la red Liblink, es crucial, sin embargo, que el operador intente distribuir el volumen de sus solicitudes entre varias bibliotecas tratando de no sobrecargar a una sola institución.
Celsius no permite solicitar un pedido sin antes no haber registrado una búsqueda, sólamente luego de haber hecho dicha acción permitirá utilizar el botón de “+ Agregar solicitud”
¿Cómo reconocer que un pedido ha sido hallado?
Cuando se realiza la búsqueda de documentos en la base de catálogos, el elemento idóneo sobre con el que realizar este trabajo es el título del documento. Se copia y se pega el título de un libro, el título de una tesis, el título de una patente, el título de un congreso o el título de una revista en la barra de búsqueda del catálogo on-line. Si el catálogo tuviera una coincidencia con dicho título, mostrará en la pantalla los datos de la publicación y ahí se debe cotejar si ocurre lo mismo con los datos del documento en búsqueda.
El caso de las revistas tiene cierto grado de complejidad debido a que no solo es necesario encontrar coincidencias con el título de la revista sino que también la biblioteca debe poseer entre sus acervos el volumen y número específicos que contenga el artículo solicitado. Este tipo de datos deberían ser observados con cuidado, no obstante, en los otros tipos de documentos: los libros, por ejemplo, también tienen diferentes ediciones con especificidades de cada una y suele pasar que los investigadores estén buscando una edición en particular.
Solicitud y recepción de los documentos
Una vez hallado el documento en algún catálogo se lo debe solicitar a la biblioteca correspondiente o conseguirlo en la biblioteca propia. Si la biblioteca fuera miembro de la iniciativa y tuviera funcionando una instancia en Celsius 3, una vez que se registre la búsqueda en la ventana de pedido la otra instancia recibirá inmediatamente la solicitud de obtención del documento. Si la biblioteca no tuviera funcionando una instancia en Celsius 3, se debe hacer la solicitud por la vía más conveniente que asegure la respuesta más rápida.
La biblioteca puede responder enviando un documento digitalizado en PDF, pero no necesariamente será así. Si se recibiera el documento en papel o el mismo fuera encontrado en los acervos de la propia biblioteca, el operador deberá digitalizarlo y convertirlo a PDF para cargarlo después en el sistema. Para registrar la recepción de un pedido se debe simplemente hacer click en la fecha de solicitud correspondiente en la sección “Solicitudes”:
Celsius 3 no requiere que sea cargada la cantidad de páginas, el las sistema cuenta automáticamente desde el documento pdf adjunto.
Posteriormente, el sistema desplegará una ventana para enviar un correo electrónico al usuario de modo tal que sepa que ya puede bajar el documento entregado en su computadora desde su cuenta de Celsius.
Filtrado de resultados
Tanto en las cajas mediante las que se selecciona País, Ciudad e Institución como en otras cajas de texto que remitan a un elemento de la base de datos (cajas de selección de usuario o de revista, por ejemplo) pueden filtrarse datos introduciendo texto.
El filtrado de resultados es una funcionalidad que facilita el recorrido por las diferentes bases de datos con las que trabaja Celsius.
Cancelación de una solicitud, reclamo de una solicitud
Podría ocurrir que se hiciera una solicitud equivocada (a una biblioteca que no posee el volúmen específico solicitado o lo ha extraviado), que la biblioteca no responda o que responda que no pueden satisfacer la solicitud. En ese caso, se cancela la solicitud, se vuelve a buscar el pedido en otras bibliotecas y se lo vuelve a solicitar. El comando para ejecutar la cancelación de la solicitud se encuentra en el recuadro en el que se indican los datos de la institución a la que fuera solicitado el pedido (bajo la barra de estado) y se activa haciendo click en el ícono con forma de X.
También podría ocurrir que un pedido haya sido solicitado y no tenga respuesta durante cierto tiempo (se estipula que las instituciones ISTEC debieran responder a una solicitud como máximo en el plazo de una semana). Si el pedido fuera vuelto a pedir a la misma institución, debe registrarse el reclamo haciendo click en el ícono que está debajo del comando de cancelación de la solicitud, que tiene la forma de un círculo con una flecha.
Diferencias entre cancelación y anulación de un pedido
Si el pedido fue buscado suficientemente, fue pedido a una o varias bibliotecas sin éxito y el operador considera que ya no podrá conseguirlo, en ese caso se pasa a la cancelación.
Si el pedido estuviera mal hecho (es decir: es idéntico a otro pedido sin atender o no tiene siquiera las informaciones suficientes como para que el operador reponga el resto), el pedido será anulado. La anulación sólo es posible si el pedido no registra búsquedas; en ese caso, el comando estará disponible.
En resumen: se cancela un pedido que fue trabajado (o, a lo sumo, que el usuario haya solicitado su cancelación) y se anula un pedido mal hecho. Esta es una diferencia crucial que tiene un impacto significativo en la recolección posterior de estadísticas del sistema.
Diferencias entre pedidos de búsqueda y pedidos de provisión
Hasta aquí vimos el circuito normal de un pedido estándar. A nivel global, el trabajo sobre un pedido cualquiera no no varía en cuanto a su ciclo: normalización, registro de búsquedas en catálogos, solicitud, recepción y entrega. El sistema Celsius, sin embargo, tiene dos tipos de pedido: pedidos de búsqueda y pedidos de provisión. Esta distinción se hace para diferenciar la proveniencia del usuario que realiza el pedido y el destino donde el administrador irá a buscar el material para satisfacer el pedido.
Un pedido de búsqueda tiene su orígen en un usuario investigador de la institución que ha puesto en marcha la instancia de Celsius, supone que él mismo no pudo encontrar la bibliografía que está buscando en la biblioteca institucional y por esto le solicita (mediante Celsius) el suministro de este documento. De esta manera, el operador sabrá que la búsqueda debe hacerla fuera de los acervos de su biblioteca.
Un pedido de provisión tiene su orígen en un usuario externo a la institución, es decir, otra biblioteca que posea una cuenta en dicha instancia de Celsius y realice un pedido a la biblioteca. Estos usuarios muy frecuentemente son de instituciones miembro de la iniciativa LibLink, y por ello el operador podrá suponer que la solicitud se está realizando porque un operador de otra instancia de Celsius ya realizó una búsqueda en los catálogos de esta institución, encontró la bibliografía que buscaba y la solicitó. Por ende, el operador deberá satisfacer el pedido con los acervos de su biblioteca.