Normalización de revistas, Carga de catálogos, Gestión de países, ciudades e instituciones

Gestión de datos

Normalización de revistas

Uno de los puntos importantes del sistema Celsius 3 es la posibilidad de normalizar revistas. Esta operación específica dentro del sistema se realiza cuando el pedido está en búsqueda e implica la adición de los datos del título de una revista específica a una base de datos que el sistema utilizará para cruzar información con pedidos pasados y futuros.

Hay dos vías para cargar títulos de revistas a la base de datos.

La primera es accediendo al menú general de administración de la base de datos de revistas, haciendo click en el menú de la administración y seleccionando la opción “Revistas”.

Una vez dentro del menú, el operador deberá ejecutar el comando “crear una nueva revista” y completar los datos de la misma.

La segunda manera de cargar una revista a la base de datos es accediendo al formulario de un pedido recién hecho, hacer clic sobre el ícono “+” que aparece al lado del título de la revista sin normalizar, y completar los datos en el formulario que se desplegará a continuación.

Carga de catálogos

Para que la atención del pedido sea adecuada y lo más minuciosa posible, es necesario que cada instancia disponga de una serie de catálogos de manera tal que a medida que se acumule trabajo sobre los nuevos pedidos el mismo sistema pueda empezar a producir indicaciones sobre estos catálogos. Así, cada búsqueda consumirá menos tiempo y también se podrán distribuir las solicitudes de manera de no saturar a las bibliotecas.

Para cargar y administrar los catálogos, el operador debe ingresar en el menú de catálogos en la pestaña desplegable del sitio de administrador. Una vez dentro del menú, se debe ejecutar el comando “Crear un nuevo catálogo” y completar los datos necesarios (mínimamente, la página web del catálogo on-line).

 

En este menú, también se pueden realizar las siguientes operaciones:

  1. Editar un catálogo

Si fuera necesario cambiar algún dato, se debe ingresar al menú de edición del catálogo y, entonces sí, se pueden cambiar los datos en el formulario del catálogo.

  1. Deshabilitar un catálogo

A lo largo del tiempo de trabajo, habrá seguramente bibliotecas que dejen de compartir sus acervos. Este comando está disponible dentro del menú de edición del catálogo, y se ejecuta desmarcando la casilla “habilitar”.

  1. Modificar el orden de los catálogos

Para que los operadores tengan la comodidad de ubicar los catálogos según el orden que crean conveniente en el momento de buscar un pedido, se pueden “mover” los catálogos desde el menú de catálogos, pinchando sobre un catálogo particular y arrastrándolo a la posición deseada.

Gestión de países, ciudades e instituciones

La base de datos de países, ciudades e instituciones es un elemento de uso frecuente dentro de Celsius 3. Los usuarios y las bibliotecas que utilizan el software deben estar asociados a una institución de la base de datos. Por estas razones, la gestión de la base de datos debe ser lo más prolija posible.

Para agregar o editar países, ciudades o instituciones, el operador deberá entrar en los respectivos menús de la pestaña de administración y completar los datos requeridos en cada formulario.

Si bien el sistema tiene precargada una base importante de países, ciudades e instituciones, cada instancia de Celsius podrá agregar las que sean necesarias para que el flujo de trabajo y el ingreso de datos sea lo más prolijo y correcto posible. Si hiciera falta ingresar nuevas instituciones al solicitar un pedido, también es posible esto ejecutando el comando “agregar institución” al final de la ventana modal que despliega el formulario de solicitud de un pedido.