El software Celsius 3 sirve para la gestión del intercambio y la provisión bibliográfica que las unidades de referencia institucionales, ya sean bibliotecas u otra clase de dependencias, llevan adelante normalmente. Es necesario que la unidad de referencia disponga de personal que oficie de usuario administrador, responsable de operar el software, autorizar las altas de otros usuarios, mantener una gestión integral de los materiales solicitados por sus usuarios y encargarse de resolver las solicitudes realizadas por (y en) las distintas instancias de Celsius.
Además del administrador, Celsius 3 cuenta con un rol de usuario básico, que se corresponde con los usuarios del servicio en la institución (por ej. docentes, investigadores y alumnos), los cuales solicitan materiales bibliográficos no disponibles en las bibliotecas de su institución.
El procedimiento para solicitar material es sencillo y solamente requiere que el usuario cargue en su sitio de usuario de Celsius 3 los datos del material solicitado (capítulo de libro, artículo de revista, ponencias de congreso, tesis, patentes), que serán utilizados por los administradores de Celsius para localizar dicho material en los catálogos de las bibliotecas cooperantes.
Las estrategias puntuales mediante las que captar usuarios para que se registren en el sistema corren por cuenta enteramente de la institución. Este, no obstante, es un punto clave en el funcionamiento de Celsius y por lo tanto requiere de buena difusión, alta calidad en la atención y un índice de éxito en las búsquedas de material que justifique el servicio.
Celsius también cuenta con un usuario básico con características especiales: el usuario con rol bibliotecario. Este tipo de usuario está en un nivel intermedio entre el administrador y el usuario básico: puede hacer y recibir pedidos a su nombre, aunque no atenderlos, pero en cambio tiene permisos para crear usuarios y pedidos en nombre de aquellos usuarios que estén registrados como parte de la institución de la que es bibliotecario. Aquí se muestra cómo habilitar estos permisos.
La comunicación entre los diferentes tipos de usuarios
Una de las novedades que incorpora Celsius 3 es un sistema interno de mensajería que permite agilizar los contactos entre usuarios. Este sistema sólo puede usarse para que un usuario normal se comunique con un usuario administrador y viceversa, de ningún modo es posible que los usuarios se comuniquen entre sí, no obstante los administradores sí pueden.
Para acceder a este menú, se debe clickear en el ícono con un sobre que se encuentra en la esquina superior derecha, al lado de los comandos de administración del perfil de usuario.
El menú que se despliega a continuación tiene los comandos “nuevo mensaje”, y “bandeja de entrada”.
El Primer comando es un acceso rápido para que el usuario envíe un mensaje (recordemos que la direccionalidad de los mensajes sólo es usuario-administrador y administrador-usuario).
El segundo comando abre la bandeja de entrada en donde el usuario tiene un vistazo rápido de todas los intercambios de mensajes que ha tenido ordenados por fecha, acceder a cada una para enviar respuestas o enviar mensajes nuevos.
